ФинГрад — бухгалтерский аутсорсинг для малого и среднего бизнеса
Команда бухгалтерского аутсорсинга сопровождала более 120 клиентов. Работы по отчетности, запросам документов и консультациям были распределены между специалистами, но контроль сроков держался на опыте старших сотрудников.
Исходная ситуация
Клиентские документы приходили в почту, мессенджеры и через личные сообщения менеджерам. Часть задач повторялась каждый месяц, но каждый специалист вел их по-своему.
Руководитель видел загрузку только через регулярные созвоны. Нового сотрудника приходилось долго вводить в работу, потому что правила были в головах опытных специалистов.
Что нужно было решить
- Описать повторяющиеся циклы по клиентам: документы, отчетность, платежи, консультации.
- Сделать единый список клиентских запросов со сроками и ответственными.
- Ввести понятные шаблоны коммуникаций и статусы обработки.
- Сократить зависимость от личной памяти старших специалистов.
Что сделали
Разложили клиентские циклы
Отдельно описали ежемесячные, квартальные, годовые и внеплановые работы по клиентам.
Ввели рабочие статусы
Запросы получили статусы: принято, ждем документы, в работе, на проверке, отправлено клиенту, закрыто.
Собрали контроль сроков
Руководитель и старшие специалисты видят просрочки, риски и клиентов, где требуется вмешательство.
Подготовили шаблоны
Для типовых запросов сделали шаблоны ответов и чек-листы, чтобы снизить разнобой в коммуникации.
Результаты
Что изменилось в работе
- В пилотной группе перестали теряться клиентские запросы.
- Количество ручных уточнений “на какой стадии задача” снизилось на 37%.
- Новые сотрудники быстрее вошли в работу благодаря понятным статусам и чек-листам.
- Руководитель получил общий список рисков по клиентам перед отчетными датами.
Что теперь видно руководителю
- Календарь отчетных событий и клиентских обязательств.
- Очередь запросов по ответственным и срокам.
- Шаблоны коммуникаций и чек-листы обработки.
- Контроль клиентов с повышенным риском просрочки.
Похожие кейсы
Хотите разобрать похожий процесс?
Опишите, где сейчас теряются заявки, сроки, ответственные, данные или управленческая картина. Подготовим первый контур решения и понятный план внедрения.